como escolher um software de gestão rural

Administrar uma pequena fazenda exige muito mais controle do que parece.

Despesas, vendas, animais, estoque, vacinas, máquinas, funcionários, chuva e atividades de campo geram informações diariamente. Quando esses dados ficam espalhados entre cadernos, planilhas, mensagens de WhatsApp e a memória das pessoas, fica difícil entender o que realmente está acontecendo na propriedade.

É nesse cenário que um software de gestão rural pode fazer diferença.

Mas qual é o melhor sistema para uma fazenda pequena?

A resposta não está necessariamente no software mais caro ou no que possui mais funções. O melhor sistema é aquele que consegue organizar a rotina da propriedade de forma simples, segura e fácil de utilizar.

O que é um software de gestão rural?

Um software de gestão rural é um sistema criado para centralizar as principais informações administrativas e operacionais de uma propriedade.

Dependendo da solução, o produtor pode acompanhar:

• receitas e despesas;
• compras e vendas;
• estoque;
• rebanho;
• vacinas e tratamentos;
• máquinas;
• funcionários;
• atividades agrícolas;
• produção;
• chuva e pluviometria;
• fornecedores;
• relatórios.

O objetivo é substituir informações espalhadas por uma visão organizada da propriedade.

Fazenda pequena precisa de sistema de gestão?

Sim.

Na realidade, pequenas propriedades podem se beneficiar muito de sistemas simples porque muitas vezes o próprio produtor e sua família são responsáveis por quase toda a administração.

Isso significa que o software precisa facilitar o trabalho, e não criar uma nova burocracia.

Um sistema excessivamente complexo pode ser abandonado rapidamente.

Por isso, antes de escolher um software, o produtor deveria fazer uma pergunta simples:

Este sistema facilita aquilo que eu já faço todos os dias?

1. Identifique primeiro o problema da propriedade

Antes de procurar um software de gestão agrícola, faça uma lista das dificuldades atuais.

Por exemplo:

• não sei exatamente quanto a fazenda gasta por mês;
• não consigo acompanhar despesas por atividade;
• tenho registros de vacinação espalhados;
• não sei exatamente o estoque disponível;
• anoto chuva apenas no caderno;
• tenho dificuldade para acompanhar compras e vendas;
• informações ficam espalhadas entre várias pessoas;
• não consigo saber o custo real de determinadas atividades.

Esses problemas devem determinar quais funções realmente são necessárias.

2. O sistema precisa funcionar bem no celular

O celular já é uma ferramenta de trabalho no campo.

Por isso, um bom sistema para fazenda pequena precisa permitir que as principais tarefas sejam realizadas diretamente pelo smartphone.

Entre elas:

• registrar uma despesa;
• cadastrar uma venda;
• consultar um lote;
• registrar vacinação;
• atualizar estoque;
• registrar chuva;
• visualizar informações financeiras.

Quanto menos etapas forem necessárias, maior a chance de o sistema realmente ser utilizado.

3. Verifique como funciona com internet limitada

Em muitas propriedades rurais, a conexão com a internet ainda pode apresentar falhas.

Por isso, é importante perguntar:

• o sistema funciona no celular?
• consegue trabalhar com internet instável?
• possui recursos offline?
• sincroniza os dados posteriormente?
• os dados permanecem protegidos?

O software deve ser testado na condição real de uso da propriedade.

4. Controle financeiro deve ser simples

Um dos maiores benefícios de um sistema de gestão rural é permitir visualizar melhor o dinheiro da propriedade.

O produtor deveria conseguir acompanhar:

• receitas;
• despesas;
• compras;
• vendas;
• contas a pagar;
• contas a receber;
• custos por atividade;
• custos com animais;
• custos de máquinas;
• histórico financeiro.

Registrar números não é suficiente.

O sistema precisa transformar esses dados em informação fácil de compreender.

5. Pecuária precisa de controles próprios

Uma propriedade pecuária pode precisar acompanhar:

• identificação dos animais;
• lotes;
• entradas e saídas;
• vendas;
• peso;
• vacinação;
• tratamentos;
• medicamentos;
• mortes;
• histórico sanitário.

Esses dados ajudam a acompanhar o rebanho e diminuem a dependência de registros manuais.

6. Agricultura também exige controles específicos

No caso de propriedades agrícolas, o software pode precisar organizar:

• áreas;
• talhões;
• safras;
• estoque de insumos;
• aplicações;
• atividades;
• máquinas;
• custos;
• produção.

Não adianta escolher um software muito completo se ele não se adapta à atividade real da propriedade.

7. Máquinas representam custo e precisam ser acompanhadas

Tratores, veículos e equipamentos representam investimentos importantes.

Um sistema pode registrar:

• manutenção;
• abastecimento;
• horas de uso;
• reparos;
• peças;
• custos;
• histórico do equipamento.

Esse acompanhamento facilita a identificação de gastos que muitas vezes passam despercebidos.

8. Vacinas e tratamentos precisam de histórico

Na pecuária, o produtor também precisa organizar informações sanitárias.

Um sistema pode registrar:

• animal ou lote;
• vacina;
• data;
• dose;
• reforço;
• diagnóstico;
• medicamento;
• tratamento;
• responsável;
• custo.

Com isso, o histórico fica disponível sempre que for necessário consultar.

9. Chuva também é informação de gestão

A quantidade de chuva pode influenciar diretamente atividades da propriedade.

Um sistema pode armazenar:

• data;
• quantidade em milímetros;
• local;
• pasto;
• talhão;
• observações;
• acumulado mensal;
• histórico.

Com o passar do tempo, essas informações podem ajudar a comparar períodos e decisões tomadas na propriedade.

10. O suporte é tão importante quanto o software

Antes de contratar, verifique como funciona o atendimento.

Pergunte:

• existe treinamento?
• existe suporte?
• quem configura inicialmente?
• é possível adaptar módulos?
• como os dados são protegidos?
• existem cópias de segurança?
• como funcionam as atualizações?

Um software simples com bom suporte muitas vezes pode ser mais útil do que uma solução extremamente sofisticada sem acompanhamento.

Planilha ou software de gestão rural?

Planilhas podem funcionar durante algum tempo.

Mas conforme a quantidade de informações cresce, começam a aparecer problemas:

• arquivos duplicados;
• versões diferentes;
• dados desatualizados;
• dificuldade para encontrar informações;
• erros manuais;
• falta de histórico;
• dados espalhados.

Esse costuma ser o momento em que um sistema de gestão começa a fazer sentido.

Qual é o melhor sistema para uma fazenda pequena?

Não existe uma única resposta.

O melhor sistema é aquele que consegue atender às necessidades reais da propriedade.

Para uma pequena fazenda, eu avaliaria principalmente se o software é:

• fácil de utilizar;
• compatível com celular;
• seguro;
• configurável;
• adequado à atividade;
• capaz de centralizar informações;
• simples para quem trabalha no campo.

Tecnologia rural não precisa significar complexidade.

Sistema Raiz Agro

O Sistema Raiz Agro foi pensado para permitir uma gestão mais simples e adaptável da propriedade.

A proposta é organizar módulos de acordo com a necessidade de cada operação, incluindo:

• rebanho;
• compras;
• vendas;
• financeiro;
• estoque;
• vacinação;
• tratamentos veterinários;
• chuva e pluviometria;
• máquinas;
• atividades da fazenda.

A prioridade é permitir que informações importantes sejam registradas e consultadas com facilidade, especialmente pelo celular.

Quer organizar melhor a gestão da sua propriedade?

Conheça o Sistema Raiz Agro e veja quais módulos podem ser configurados para a realidade da sua fazenda.